发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分，正式公文（包括文件和函件）都应标注发文字号，以利于开展工作，保存资料。一所高校的公文，应有统一编制的发文字号。根据《国家行政机关公文处理办法》、《江西省高等学校公文处理办法》，结合我校实际，对我校发文字号规定如下。

一、学校行政系统发文

1.学校行政的上行文和校内重要的、综合性事项的下行文，用“南昌工学院文件”文头纸，盖“南昌工学院”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：

上行文：南工政第；下行文：南工政发

    2.学校行政各部门发文代字：

学校办公室            发文代字：南工办

人力资源部            发文代字：南工人事

教务处                发文代字：南工教

科技处                发文代字：南工科

行政督查办公室        发文代字：南工督

财务处                发文代字：南工财

民族工作处            发文代字：南工民族

招生就业处            发文代字：南工招就

学生工作处            发文代字：南工学

保卫处                发文代字：南工保

综合治理办公室        发文代字：南工综治

后勤管理处            发文代字：南工后

资产管理处            发文代字：南工资产

基建处                发文代字：南工建

教学督导办公室        发文代字：南工导

国际交流与合作处         发文代字：南工外

信息技术与实验实训中心   发文代字：南工信

思想政治课教学部         发文代字：南工思政

基础课教学部             发文代字：南工基教

体育课教学部             发文代字：南工体

图书馆                   发文代字：南工图

3.学校行政干部任命发文，用“南昌工学院文件”文头纸，盖“南昌工学院”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：南工政任 

4.关于学生处分的重要决定，用“南昌工学院文件”文头纸，盖“南昌工学院”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：南工学处

二、学校党委系统发文

1.学校党委系统的上行文和校内重要的、综合性事项下行文，用“中共南昌工学院委员会文件”文头纸，盖“中共南昌工学院委员会”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：

上行文：南工党字；下行文：南工党发。

2.纪委文件发文代字：南工纪

3.党群各部门发文代字：

    党委办公室                 发文代字：南工党办

党委组织部                 发文代字：南工党组

党委宣传部                 发文代字：南工党宣

工会                       发文代字：南工工会

团委                       发文代字：南工团

4.党群干部任命发文，用“中共南昌工学院委员会文件”文头纸，盖“中共南昌工学院委员会”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：南工党任

三、学校行政、党委联合发文

行政、党委联合发文，一般用于重大的改革事项和重要的决定，用“南昌工学院、中共南昌工学院委员会”文头纸，盖“南昌工学院”、“中共南昌工学院委员会”印章，发文号按发文年度依次顺序编号，发文代字为：南工字。

四、学校行政、党委对外发函

学校行政、党委向校外不相隶属单位行文，根据对方单位性质，用“南昌工学院”函头纸或“中共南昌工学院委员会”函头纸，加盖“南昌工学院”或“中共南昌工学院委员会”印章，发文字号按发文年度依次编号，行政发函代字为：南工政发函；党委发函代字为：南工党发函。

五、学校行政系统内部发函

学校内部各部门、单位之间，普通的、常规性、单一业务职能的事项，如需保留资料，用函件沟通交流。函件用“南昌工学院（部门或单位）”函头纸，加盖部门或单位印章，发函号按发函年度依次顺序编号，发函代字为：

学校办公室                发函代字：南工办函

人力资源部                发函代字：南工人事函

教务处                    发函代字：南工教函

科研处                    发函代字：南工科函

行政督查办公室            发函代字：南工督函

财务处                    发函代字：南工财函

民族工作处                发函代字：南工民族函

招生就业处                发函代字：南工招就函

学生工作处                发函代字：南工学函

保卫处                    发函代字：南工保函

综合治理办公室            发函代字：南工综治函

后勤管理处                发函代字：南工后函

资产管理处                发函代字：南工资产函

基建处                    发函代字：南工建函

教学督导办公室            发函代字：南工导函

国际交流与合作处          发文代字：南工外函

信息技术与实验实训中心    发函代字：南工信函

思想政治课教学部          发函代字：南工思政函

基础课教学部              发函代字：南工基教函

体育课教学部              发函代字：南工体函

机械学院                  发函代字：南工机械函

交通运输学院              发函代字：南工交通函

经济管理学院              发函代字：南工经管函

电子学院                  发函代字：南工电子函

信息学院                  发函代字：南工信息函

建筑工程学院              发函代字：南工建筑函

人文与艺术学院            发函代字：南工人文函

民族教育一分院            发函代字：南工民一函

民族教育二分院            发函代字：南工民二函

民族教育三分院            发函代字：南工民三函

继续教育学院              发函代字：南工继教函

六、学校党群系统内部发函

学校内部党群系统相互之间，普通的、常规性、单一业务职能的事项，如需保留资料，用函件沟通交流。函件用“南昌工学院（后缀部门或单位）”函头纸，加盖部门或单位印章，发函号按发函年度依次顺序编号，发函代字为：

党委办公室               发函代字：南工党办函

党委组织部               发函代字：南工党组函

党委宣传部               发函代字：南工党宣函

工会                     发函代字：南工工会函

团委                     发函代字：南工团委函

七、学校各单位、部门提请校领导批准的“一事一批”的请示，需填写规定格式的呈批件，呈批件须编写呈文字号，呈文字号由“发文代字+呈+年号+呈批件序号”组成，如由学校办公室呈批的《关于全国高校少数民族预科教育教学经验交流会会务费用归属部门划分的请示》，呈文字号为“南工办呈〔2015〕2号”。呈批件正文由标题和内容组成，编排在分隔线左边，分隔线右边留给领导签署审批意见，审批意见签署位置，从下至上，分别为单位（部门）领导、分管领导、主管领导。呈批件下方应署呈批单位（公章）、承办人及联系电话。

八、南昌工学院公文文头纸制作权在学校办公室，公文文头纸的种类为：南昌工学院文件（上行文、下行文文头纸）、中共南昌工学院委员会文件 （上行文、下行文文头纸）；南昌工学院校长办公会纪要、南昌工学院党委会议纪要、南昌工学院（函头纸，分对内对外两种）、中共南昌工学院委员会（函头纸，分对内对外两种）。

九、学校内部各单位、各部门文头纸、函头纸，由各部门、各单位按照国家标准信函纸格式自行印制。

十、本规定自发文之日起执行，在此以前各单位、各部门的发文字号自行废止。

十一、本规定由学校办公室负责解释。