南工办字〔2017〕4号
各单位、各部门：
学校会议室是召开各项重要会议的场所，包括董事会办公楼1楼会议室和行政楼1、15、16、18楼会议室（多功能厅）。各类会议及活动均由学校办公室统一协调，指派专人负责。为进一步协调各单位、各部门能够有效使用，现就有关事项通知如下：
一、会议室使用范围
（一）来校检查、指导工作的省市部门安排的会议和活动。
（二）各单位、部门承办的行业及相关主题的活动、会议。
（三）董事会、党委、校长办公会议。
（四）新员工入职培训会议、部门月度会议、季度会议等重要会议。
二、申请使用会议室程序
（一）各单位、各部门承办的各类重要活动、重要会议需使用会议室的，使用部门至少需提前一天向学校办公室提交会议室使用申请表，申请表须经申请部门主要负责人签字，学校办公室行政会务工作经办人（第一联系人：刘亚兰，13077980621；第二联系人：谢美玲，17879827787）。待学校办公室协调到位并书面反馈后方能使用会议室，未履行手续不得随意使用会议室。
（二）如果申请使用会议室的时间和地点发生冲突，由学校办公室协调解决。
（三）任何部门不得以自己部门名义申请会议室供外单位使用。
三、使用部门负责当次会场的布置（接待、现场服务）工作。不得随意移动桌椅位置，改变布局（确需移动，须经学校办公室同意，使用后恢复原状）；标语等宣传须经请示同意后方可悬挂；会议结束后关闭音响、灯、空调电源；关好门窗。
四、学校办公室负责会议室的安全管理。会议室内物品属公用物品，任何个人和单位不得擅自带出和挪作它用，如有损坏或遗失，将视情况对使用会议部门负责人予以赔偿和处罚。
五、会议召开如需使用音响、投影仪、电视机等设备，由使用部门提前一天与学校办公室联系相关事宜，否则学校办公室无法给予及时安排。
本通知即日起执行，望各单位、各部门积极支持与配合。
附件：南昌工学院会议室使用申请表
南昌工学院办公室
2017年12月22日